Önce müşterinin cari kartındaki telefon numarasının doğru ve güncel olduğunu kontrol edin; teklif bağlantısı WhatsApp veya SMS ile bu numaraya gider. Ayrıca SMS/WhatsApp gönderimleri için yeterli kontör/bakiyeniz bulunmalıdır. Bilgiler doğruysa iş emrini açıp teklifi yeniden gönderebilirsiniz; müşteriye her zaman en son gönderdiğiniz bağlantı ulaşır.
Teslim veya faturalaştırma yapıldıktan sonra kalemleri geriye dönüp değiştirmek yerine düzeltmeyi ayrı bir kayıtla ele almanız önerilir; çünkü çıktısı alınmış teslim tutanağı ve fatura ile tutarsızlık doğabilir. Bu yüzden kalemleri teslimden önce eksiksiz ve doğru girmek, sonradan düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Bu, sözleşmenin politikasına bağlıdır ve iş emri detayındaki kapsam rozeti hangi politikanın geçerli olduğunu gösterir. Tam ücretsiz politikada hem işçilik hem parça kapsamdadır; ikisinin de tutarını sıfırlamanız önerilir. Parça ücretli, işçilik ücretsiz politikasında ise yalnızca işçilik ücretsizdir; parçayı normal fiyatıyla bırakırsınız. Sistem, kapsamdaki kalem için tutarı sıfırlamanız yönünde yumuşak bir öneri gösterir, otomatik sıfırlamaz.
İskonto, kalemdeki iskonto oranı alanına yüzde olarak girilir. Oranı yazdığınızda hem o kalemin hem de iş emrinin toplamı otomatik yeniden hesaplanır. İskonto alanı hem bilgisayar hem mobil arayüzde bulunur, sahadayken de indirim uygulayabilirsiniz.
Evet. İşçilik ve parça kaleminde işi yapan teknisyeni seçebilirsiniz; bu bilgi teknisyen performans toplamasını besler. Onarımda birden çok teknisyen çalıştıysa her kalemi ilgili teknisyene ayrı ayrı yazarak katkıları doğru dağıtabilirsiniz.
Kalem satırındaki düzenle seçeneğiyle tutar, adet veya iskonto oranını düzeltebilirsiniz. Tamamen hatalı ya da mükerrer bir kalemi ise silme seçeneğiyle kaldırırsınız; toplam her değişiklikte yeniden hesaplanır. Düzeltmeleri teslim veya faturalaştırmadan önce tamamlamaya özen gösterin.
Hayır. Toplam tutar, girdiğiniz işçilik ve parça kalemlerinin (iskonto uygulanmış) toplamından otomatik hesaplanır; ayrı bir toplam kutusuna elle yazılmaz. Tutarı değiştirmek isterseniz ilgili kalemi düzenler, yeni kalem ekler veya iskonto uygularsınız; toplam anında yeniden hesaplanır.
Parçayı stok kartınıza bağlayarak eklediğinizde, o parça bu iş emrinin maliyetine işlenir ve stok kartınızla ilişkilendirilir; hangi parçanın hangi onarımda kullanıldığı stok tarafında izlenebilir kalır. Buna karşılık, stoğa bağlamadan yalnızca açıklama ve tutar girerek eklediğiniz özel parçalar stok takibine dahil olmaz. Bu yüzden mümkün olduğunda parçayı stoktan seçmeniz, hem maliyet hem stok kaydınızı güncel tutar.
Evet. Cihaz yeni bir arızayla geldiğinde yeni bir servis kabul fişi açarsınız; sistem buna bağlı yeni bir iş emri (ISE) üretir. Cihaz kartı aynı kalır, böylece cihazın tüm iş emirleri tek kart altında geçmişte toplanır ve tekrar eden arızaları kolayca görürsünüz.
Evet. Her durum değişikliği tarih ve kullanıcı bilgisiyle iş emri geçmişine (log) işlenir. İş emri detayında bu geçmişi görüntüleyerek cihazın ne zaman hangi aşamada olduğunu izleyebilirsiniz. Bu kayıt, sonradan doğabilecek 'cihaz ne zaman teslime hazır oldu' gibi soruların da somut dayanağıdır.
İş emri teknisyen atanmadan da ilerleyebilir; ancak işin kimde olduğu belirsiz kalır ve Kanban'daki teknisyen doluluğu eksik görünür. Teknisyeni sonradan atayabilirsiniz: iş emri detayındaki atama alanından ya da Kanban kartını taşırken açılan pencereden seçmeniz yeterli. Doğru atama, iş yükü dengesini ve SLA takibini de kolaylaştırır.
Kanban panosu açık iş emirlerini gösterir; teslim edilip kapanan işler (Teslim Edildi / Fatura Kesildi) panodan düşer, bu normaldir. Bu kayıtlar liste görünümünde durmaya devam eder. Listenin üstündeki arama kutusuna iş emri numarasını veya müşteri adını yazarak teslim edilmiş kaydı bulabilirsiniz.
Evet, bir tatil günü sisteme tanımlı değilse SLA sayacı o günü normal bir iş günü sayar ve kalan süreniz olması gerekenden kısa görünür. SLA yalnızca hafta sonlarını ve tanımlı resmî tatilleri süreden düşer. Bu yüzden yıl başında resmî tatilleri gözden geçirip tanımlamanız, teslim sürelerinizin doğru hesaplanmasını sağlar.
Hayır. SLA rozeti yalnızca bir uyarıdır; iş emrini otomatik kapatmaz, kilitlemez veya durumunu değiştirmez. Kırmızı rozet, azami iş gününün aşıldığını ve gecikme riskini gösterir. İşe kaldığınız yerden devam eder, cihazı hazır olduğunda teslim edersiniz. Rozetin amacı, geciken bu işi listede ve Kanban'da öne almanız için görsel bir hatırlatma yapmaktır.
İkisi aynı iş emirlerini farklı amaçlarla gösterir. Liste görünümü, arama kutusuyla tek bir kayda hızlı ulaşmak ve detayına inmek için uygundur. Kanban görünümü ise işlerin hangi aşamada yığıldığını görsel olarak gösterir ve kartları sürükleyerek hızlı durum ilerletme sağlar. Pratik kullanım: sabah panoya bakıp günü planlayın, gün içinde tek tek işlerde liste ve detay ekranını kullanın.
Evet. Kabul fişini kaydettikten sonra antetli kabul fişi çıktısını yazdırıp müşteriye verebilirsiniz. Bu belge, cihazın hangi arıza ve fiziksel durumda teslim alındığını gösteren resmî bir kayıttır; hem sizin hem müşterinin elinde bir nüsha bulunması ileride işinizi kolaylaştırır.
Fişi kaydetmeden önce kroki üzerindeki işaretlemeleri düzenleyebilir, yanlış koyduğunuz bir işareti kaldırıp doğru yere ekleyebilirsiniz. Cihazın gerçek durumunu en doğru yansıtacak biçimde işaretlemeniz, teslim aşamasında doğabilecek anlaşmazlıkları önler.
Evet, her servis gelişi için ayrı bir kabul fişi açarsınız; ancak cihaz için yeni bir kart açmayın. Cihazı arayıp mevcut kartını seçtiğinizde, yeni kabul fişi aynı cihazın geçmişine eklenir. Böylece tekrar eden arızaları tek kart üzerinden görebilirsiniz.
Hayır. Kabul fişini kaydettiğinizde sistem KBL-YYYY-NNNN biçiminde kabul numarasını otomatik verir; ayrıca buna bağlı iş emri numarasını (ISE-YYYY-NNNN) da kendisi üretir. Numaraları elle girmenize gerek yoktur, her ikisi de birbirine bağlı ilerler.
Kabul fişinde hem müşteri hem de teknisyen imzası ekran üzerinden alınır. Müşteri imzası cihazı belirtilen durumda teslim ettiğini, teknisyen imzası ise cihazı o durumda teslim aldığınızı gösterir. İki imza birlikte, tarafların üzerinde anlaştığı durumu kayıt altına alır; bu yüzden ikisini de tamamlamanız beklenir.