Turk Ticaret Kanunu 82. madde ve Vergi Usul Kanunu 253. madde geregi 10 yıl saklama zorunlulugu vardir; bu süre son kayıt yapılan yilin baslangicindan hesaplanir. Yani 2026 yılı kapanisina 2036 sonuna kadar saklanır. Saklama hem fiziki defter (basili) hem elektronik ortam (E-Defter sisteme kayıtlı ise) için gecerlidir. Sistem otomatik yedek alir, bulut+yerel cift kopya tutar. Saklama süresi içinde defter denetimde ibraz edilemezse özel usulsuzluk cezasi (Vergi Usul Kanunu 353/1 madde) uygulanir; cezasi yuksek tutarlidir.
Önce fark tutanagi duzenleyin (sayim ekibi imzali). Eksik demirbas için 5 iş günü içinde arastirma yapılır: (1) baska lokasyona transfer edilmis ama sistemde guncellenmemis olabilir, (2) personel zimmetinde olabilir ama tutanak eksik, (3) gercekten calinmis/kaybolmus olabilir. Arastirma sonucu: bulunduysa lokasyon/zimmet duzeltmesi; bulunamadiysa karakol tutanagi + calinma çıkış fisi. Net defter değeri 689 Diger Olagandisi Giderler hesabina yazilir, vergi matrahindan duser. Sigorta varsa hasar dosyasi açılır. Tutanak ve karakol belgesi 10 yıl saklanmali, denetimde ispat için gereklidir.
Hasar dosyasi durumu Bekleyen / Inceleniyor / Onaylandi / Reddedildi olarak guncellenir. Eksper rapor yuklendiginde otomatik Onaylandi durumuna gecirilir, tahsilat tutarı girildiginde dosya kapanir.
Bu karar firma buyukluguene ve maliyete göre degisir. Tek paket police: yönetim kolayligi, daha düşük toplam prim, ama bir police bittiginde tüm demirbas korumasi kesilir. Ayri policeler: kategori bazında esnek kapsam (yangın yapi için, kasko taşıt için, elektronik bilgi işlem için), ama yönetim karmasiklasir, prim toplamı yuksek olabilir. Önerilen yaklasim hibrit: yapi ve mobilya yangın paket, tasitlar ayri kasko, elektronik cihazlar özel paket. Sistem police-demirbas eslesme tablosu sunar; her demirbasin hangi police altinda korunduguni aynı ekranda gosterir, eksikleri kirmizi alarmla işaretler.
Önce red gerekcesini yazili olarak isteyin (sigorta şirketi 15 gün içinde vermek zorunda). Yaygin red sebepleri: (1) periyodik bakim eksik (şirketin bakim raporları talep ettigi durumda), (2) elektrik tesisati güvenlik yetersizligi, (3) yangın tedbiri (sondurme, alarm) eksik, (4) bildirim süresi gectikten sonra. Sistem demirbasa bagli tüm bakim/kontrol kayitlarini PDF paketler; bu paketle sirketten yeniden inceleme talep edilir. Reddedilirse Sigorta Tahkim Komisyonu'na 1 yıl içinde basvurabilirsiniz; ücretsiz ve hukuki bagi vardir. Avukat tutmadan da basvuru mumkundur ama özellikle yuksek tutarlarda hukuki destek alinmasi onerilir.
Yönetici yetkisiyle aynı yıl içinde silinip yeniden olusturulabilir. Ancak resmi defter dokumu yapildiysa silmek vergi denetim riski yaratir, muhasebeci ile gorusulmesi onerilir.
Vergi Usul Kanunu 320. madde geregi iktisadi kiymetin envantere alindigi yıl tam yıllık amortisman ayirilir; yıl ici alim olsa bile tam tutar uzerinden gider yazilir. Istisna: Binek otomobillerde kist amortisman uygulanir → alindigi tarihten yıl sonuna kalan ay sayısı orantili amortisman ayirilir, kalan kisim son yila eklenir. Sistem giris fisinde "Binek Otomobil" alt kategorisini gordugu zaman otomatik kist hesaplama yapar; kullanıcı manuel duzeltme yapamaz.
Vergi Usul Kanunu hukumlerine göre azalan bakiyeler → normal yonteme geçiş serbesttir; ancak normal → azalan bakiyelere geçiş yasaktir (tek yönlü). Sisteme dondu yapmak için Demirbas Detay → Amortisman Ayar → Yöntem Degistir: yeni yıl basinda geçerli olur, kalan net defter değeri uzerinden esit paylasim başlar. Gecis donemi muhasebe fislerinde açıklama olarak "Yöntem degistirildi" ibaresi otomatik yazilir; denetimde gerekce raporu istenebilir. SMMM ile gorusulmesi onerilir.
Servis cari alanindan mevcut tedarikci cari secilir veya yeni cari direkt formdan olusturulabilir. Boylece bakim faturaları otomatik o cariye dususr ve cari hareketinde gorulur.
Garanti süresi icindeyken yetkili servis haricinde tamirat yaptirmak garantiyi geçersiz kilar (Tuketici Korumasi Kanunu ve uretici sartlari). Sistem giris fisinde girilen garanti son tarihi takip eder; ariza bildiriminde garanti aktif ise dashboard'da "Garanti talep et" butonu gosterir, otomatik garanti talep formu PDF'i hazirlar. Yetkili servis maliyet talep ederse fatura yine demirbasa baglanir ama "garanti disi maliyet" kategorisinde kayitlanir. Garanti ile kasko sigortasi farklı sarflarda devreye girer; garanti uretim hatasi, kasko kullanım hasari iledir.
Hayir, büyük ihtimalle gecmez. Çoğu sigorta policesinde "periyodik bakim sartlari yerine getirilmemis ise hasar karsilanmaz" hukmu bulunur (özellikle yangın, makine kirilmasi, elektronik cihaz policelerinde). Sistem bakim tarihinden 30/15/7/1 gün önce otomatik uyari gonderir; bakim yapildiktan sonra teknisyen formu ve fatura PDF olarak dosyaya yuklenir. Hasar olusursa sigorta sirketine son 3 bakim raporu sunulur; eksiklik varsa tazminat azaltilir veya tamamen reddedilir. Bu nedenle sistem bakim tarihini kirmizi alarmda tutar.
Personel kayıtlı kaldigi sürece zimmet devam eder; departman degisiklikleri zimmet kaydina not olarak dusturulur. Eğer demirbas yeni departmanda kullanilmayacaksa iade alinip yeniden zimmetlenmelidir.
Demirbas tek bir kişiye zimmetli olmalıdır; çünkü kayip/hasar durumunda sorumlu netlesemez. Coklu kullanım için iki secenek: (1) Vardiya/proje yoneticisine zimmet → alt kullanıcıya günlük teslim-iade kayitla (modul ici "Günlük Devir" defteri). (2) Havuz Demirbas → sistemde "havuz" flag'i ile isaretlenir, kullanan kisi her seferinde fiziki defter veya mobil app ile teslim alir ama hukuki zimmet bolum amirine kayıtlı kalir. Donusumlu paylasimda ilk yöntem onerilir; sorumluluk tek elde.
Önce yazili ihtarname ile makul süre (genelde 7 gün) verin, iade istenir. Personel iade etmezse iki yol açılır: (1) Kidem/ihbar tazminatindan kesinti → net defter değeri tutarinda mahkeme yolu olmadan kesilebilir (imzali tutanak şart). (2) Sucla ilgili şikayet → Turk Ceza Kanunu 155 madde guveni kotuye kullanma kapsaminda karakola şikayet edilir. Sistem çıkış tarihinden 15 gün önce uyari verir; tutanak ve ihtarname taslagi otomatik PDF olarak hazirlanir, sadece imza ve kargo kalir.
Şube transferi cikisinda alış tarihi ve birikmis amortisman korunur, sadece lokasyon ve sorumlu şube bilgisi degisir. Yeni subede aynı amortisman tablosu uzerinden devam edilir.
Önce karakol tutanagi alinir (orijinal aslida fis dosyasinda saklanır); kasko/sigorta varsa 30 gün içinde hasar dosyasi açılır. Demirbas çıkış fisi sebep = "Calinma" secilir, tazmin bekleniyor flag'i isaretlenir. Tazmin geldiginde sistem otomatik mahsuplastirir: Net defter değeri zarar (689), Tazminat geliri (679); iki rakam fark zarara/karara yansir. Tazminat NDD'den yuksekse vergi karina, dusukse zarara işaret eder. Tutanak ve sigorta dosyasi 10 yıl saklanmalidir.
Evet, hurda cikisi net defter degerini gider yazma firsati sunar. Örnek: 50.000 TL'ye alinmis bilgisayarin 3 yıl sonra birikmis amortismani 37.500 TL ise net defter değeri 12.500 TL'dir. Hurdaya cikartildiginda bu 12.500 TL 689 Diger Olagandisi Giderler hesabina yazilir, vergi matrahindan duser. Hurdaciya satislan tutar (örnek 500 TL) 679 Olagandisi Gelir olarak ayrıca yazilir. Şart: hurdaci faturası + tartim fisi + foto kanit dosyaya eklenmelidir.
Alış bedeli alanina rayic bedel girilir, Fatura No alani boş birakilir veya BAGIS yazilir. Vergi acisindan rayic bedel uzerinden amortisman ayrilabilir, muhasebecinizle konuyu netlestiriniz.
Bedelsiz alinan demirbas için de kayıt yapilmasi zorunludur. Giris fisinde "Edinim Sekli" alanindan Bagis/Hibe secilir; alış bedeli yerine rayic bedel (piyasa değeri) girilir. Muhasebede 255 Demirbaslar borç, 549 Özel Fonlar alacak olarak işlenir. Amortismani normal sekilde hesaplanir, ancak amortisman fonu oluşturulurken vergi etkisi farklı olabilir; SMMM'ye danisilmasi onerilir.
Hayir, baslamaz. Vergi Usul Kanunu geregi amortisman aktiflestirme tarihinden itibaren hesaplanir; bu tarih demirbasin kullanima hazir hale getirildigi tarihtir. Örnek olarak 28 Aralik 2026'da fatura kesilmiş ama makine kurulumu 15 Ocak 2027'de bitmisse 2027 yilinin amortismani hesaplanir. Sistem giris fisinde "Aktiflestirme Tarihi" alanini ayri sorar; boş birakilirsa fatura tarihi varsayilan kabul edilir ama gerçek tarih girilmelidir.