Zorunlu trafik sigortasi olmadan trafige çıkış yasaktir; kaza durumunda şirket aleyhine sinirsiz tazminat sorumlulugu dogar. Yolcu koltuk ferdi kaza sigortasi okul servisinde de zorunludur. Sistem sigorta bitiş tarihine 30 gün + 15 gün + 7 gün + 1 gün kala kademeli uyari verir. Yenileme yapilmazsa sefer otomatik durdurulur; sofor tabletinde "sigorta bitti, sefer iptal" ekranı çıkar. Bu durumda yedek araç devreye alinir.
Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi 12 yasini dolduran araç okul servisinde calistirilamaz. Yapilacaklar: (1) Dönem sonunda araci hizmetten cekme, (2) Yeni araç alimi veya kiralama, (3) K1/D4 yetki belgesini yeni araca aktarma, (4) ISG-KATIP ve il/ilce trafik mudurluguna bildirim, (5) Eski araç okul servisi disinda kullanılabilir (sehirici taşıma, şirket araci). Yas asimi ile sefere çıkan araç yakalanirsa yetki belgesi iptali ve para cezasi gelir.
Eğer banka entegrasyonu (PEnt) aktifse evet, sistem her sabah banka hesap hareketlerini ceker ve aciklamadaki TC veya öğrenci no ile esleme yapar. Eslesen tahsilatlar otomatik kapatilir, makbuz uretilir. Eslesemeyen havaleler askida tahsilat listesinde gözükür ve manuel kontrole alinir. Veliye aciklamaya "Cocugun TC + ay" yazmasi tavsiye edilir.
Sözleşme kosullari ve 4077 sayili Tuketici Kanunu geregi kullanilmayan ay için iade yapılır. Sistem otomatik olarak: (Toplam dönem ücreti / 10 ay) x (kullanilmamis ay sayısı) hesaplar. Kayıt açma, sigorta ve dosya ucretleri iade edilmez (sozlesmede ayrıca belirtilir). Iade tutarı veliye 15 iş günü içinde banka hesabina iade edilmelidir.
Guzergah tanimlama sırasında Alternatif Rota sekmesinden 2-3 farklı yol kaydedilir. Sabah/oksam saatlerinde trafik durumuna göre sofor uygun olani secer; mobil uygulama trafik verisi ile ETA tahmini her rota için gösterilir. Yagmurlu/karli gün gibi olaganustu durumlar için tatil/kis rotasi tanimlanir; otomatik aktifleme tetiklenir.
Öğrenci kayıt ekraninda "Guzergaha ekle" kutucugu isaretlenirse sistem otomatik en yakin sefere onerir. Onaylanirsa adres pini guzergaha eklenir, durak sirasi yeniden hesaplanir ve sofor tabletinde yeni durak gözükür. Eğer eklenecek sefer doluysa veya çok uzaksa sistem yeni sefer/araç önerisi verir. Manuel müdahale ile sefer arası aktarım da yapilabilir.
ETA (Estimated Time of Arrival - tahmini varis) hesabı güncel trafik verisi + ortalama sefer süresi + mevcut konum uzerinden yapılır. Hatali olmasinin sebepleri: (1) GPS cihazinda gecikmeli sinyal, (2) trafik servisinin güncel olmamasi (yagmurlu hava, kaza), (3) sofor planlanan rota disina cikmasi, (4) ek durak/tek seferlik değişiklik. Sapmalar 5 dakikadan fazla ise sistem otomatik yeni ETA gonderir; veliye güncellenmiş bilgi push edilir.
Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi calismayan GPS ile sefer yapilmasi yasaktir. GPS arizasi tespit edildiginde sistem sofore uyari verir, sefer baslamadan teknik servise yonlendirir. Yedek araç varsa devreye alinir; yoksa velilere iptal bildirimi gider. Acil durumda yetkili önce kolluk kuvvetlerine ihbarda bulunmali, sonra teknik servisi cagirmalidir. GPS arizali sefer kazaya yol acarsa şirket aleyhine ciddi yasal sorumluluk dogar.
Öğrenci Detay → Adres Güncelle menusunden yeni adres ve harita pini girilir. Sistem mevcut guzergaha ekleme mesafe etkisini gosterir: "5 km uzakta, sefer süresi 8 dakika uzar". Eğer ekleme uygun degilse sistem alternatif guzergah onerir veya yeni durak/sefer onerir. Onay sonrası sofor mobil uygulamasinda yeni adres aktif olur; veliye değişiklik bildirimi gider.
Veli ile yazili anlasma yapildiktan sonra Öğrenci Detay → Servis Durumu menusunden statu degistirilir: pasif/iptal/dönem sonu. Sistem otomatik olarak kalan donemin iade tutarini hesaplar ve sözleşme uzerinden mahsuplasir. Öğrenci guzergahtan cikartilir, durak sirasi yeniden hesaplanir, sofor ve hostese bildirim gider. Veli onayi olmadan tek tarafli iptal yapilamaz.
En kritik rapor "Saatlik Doluluk Orani" raporudur. Hangi gün ve saatte salon boş veya doludur gorulur. Boş saatlerde "happy hour" indirimi uygulanarak doluluk artirilir, dolu saatlerde premium fiyat uygulanabilir. "Müşteri Tekrarlama Orani" ikinci kritik rapor: yeni müşteri kazanmak tekrarli müşteri tutmaktan 5x pahalidir. Bu oran %60 altina dustugunde aciliyetle aksiyon alinmalidir (sadakat sistemi, SMS hatirlatma, kalite kontrol). Bu iki rapor kombinasyonu salonun karliligini %30+ artirabilir.
Sistem ay sonu raporu excel veya PDF olarak disa aktarir; mali musavire e-posta ile gonderilir. Daha gelismis senaryoda e-fatura ve e-arşiv fis sistemleri ile entegre calisilir; her gün sonu kesilen fislerin toplamı otomatik mali musavirin sistemine duser. Kasa hareketleri de aylık bazda raporlanir; nakit, POS, havale, paket dusumu ayri gösterilir. Aylik KDV beyannamesi için gerekli tüm veri (ciro toplamı, KDV toplamı, kategoriler) bu raporlarda hazirdir. İyi kurulmus salonlarda mali müşavir ay sonu tek tıkla bilgisini alir.
Sadakat puanlari indirim mahiyetinde olarak degerlendirilir, ek vergisel yuk olusturmaz. Müşteri 100 TL hizmet alip 20 TL puan kullaniyorsa fis 80 TL kesilir, KDV de 80 TL uzerinden hesaplanir. Hediye hizmet (puan ile alinmis) "hediye/numune" kategorisinde fis kesilir, satış siralanmaz. Yıl sonu kalan puanlar borç degildir, hak olarak müşteri kartinda kalir. Sadakat sisteminin aciklamali kurallari salon içinde görülebilir yerde olmalıdır; tuketici kanunu kapsaminda denetlenebilir.
İyi tasarlanmis sadakat sistemi genel ciroyu artirir, kari tutar. Hesap ornegi: yilda 100 müşteri 5 kez geliyor (500 ziyaret), sadakat ile 6.5 kez geliyor (650 ziyaret = %30 artis). Sadakat maliyeti ciro %5i, ama gelen ek %30 ciro net karli. Anahtar: sadakat puan karsiligini karli hizmetlerde kullandirmak (cilt bakim premium gibi). Salon aylık sadakat maliyeti raporu ile kontrol etmelidir; %7 ustune cikiyorsa kurallar gozden gecirilir. Genel kabul: sadakatli müşteri 7x daha karlidir.
Bu hesap salonun maliyet yapısı ve doluluk oranina bagli. Manikur sinirsiz aylık 800 TL ücretsiz olsun. Manikur birim maliyeti 50 TL (ürün+süre). Eğer uye ayda 16+ kez gelirse salon zarar, 16dan az kullanirsa kar eder. Ortalama kullanım ay başına 6-8 seans civaridir; bu da iyi kar marjini sunar. Ancak asiri kullanan müşteri riskini sinirlamak için "aynı gün aynı hizmet 1 kez" kurali konabilir. Sinirsiz uyelik müşteri sadakatini katlar; uye kacirma orani standart müşteriden çok dusuktur.
Burada iki yaklasim vardir: (1) Tahsil ettiginde gelir (basit yöntem, KOBIlerde yaygin), (2) Hizmet verdikce gelir tahakkuk (TFRS uyumlu, kurumsal yaklasim). Birinci yontemde 10 seans 1.200 TL satildiginda hepsi o ay gelir yazilir. Ikinci yontemde her seans yapildikca 120 TL gelir kaydedilir, baslangicta 1.200 TL "380 Alinan Siparis Avanslari" hesabina pasifte tutulur. Mali musavirinizle gorusup tutarlı bir politika belirleyin; yıl içinde değişiklik olması sorunlu olur.
Hizmet ve mal satışı ayri fis ile kesilir; KDV oranlari farklı olabilir. Hizmet KDV %20, kozmetik mal satışı da %20 ama bazi cilt ürünleri sağlık kapsaminda %10 olabilir (eczane ürünü, dermokozmetik). Stopaj hizmet faturasinda olabilir (basit usul, kira gibi), mal satisinda yoktur. Muhasebede "600 Yurtici Satislar" hesabı alti hizmet ve mal ayrilir; raporda iki kalem net gorulur. Yıl sonu beyannamede de farklı yansir. Mali musavirinizle fis duzeni konusunda baslangicta gorusulmelidir.
Sistem her hizmet için standart ürün tuketim miktarini bilir; ay sonunda "Beklenen - Gercek" raporu açılır. Örnek: ay içinde 100 sac boya hizmeti yapıldı, standart 100 tup boya tuketilmesi beklenir, ama stoktan 130 tup dusmuse 30 tup fark vardir. Bu farkin sebebi (a) uzun sac musterilerinde fazla kullanım, (b) ürün kalitesi degisikligi, (c) personel evine goturmesi olabilir. Aylik sayim ve barkod takibi ile kacak yakalanir. Bazi salonlar kameraya bagli ürün dolabi kullanir.
Standart uygulama KDV hariç tutar uzerinden komisyondur; bu yöntem hem matematiksel doğru hem de muhasebe acisindan temizdir. Örnek: 600 TL KDV dahil hizmet, KDV hariç 500 TL (KDV %20). %30 komisyon 500 x 0.30 = 150 TL. Bazi salonlar basitlik için KDV dahil uzerinden hesap yapar (600 x 0.30 = 180 TL) ama bu durumda salon karinin bir kısmı devlet KDV oranindan personele aktarilmis olur. Sistem her iki yöntemi destekler, salon yöneticisi tercih eder.
Bazi hizmetlerde (sac boya, kompleks fon) ana personele asistan destek olur. Sistemde randevuya iki personel atanabilir ve komisyon paylasimi tanimlanir: örnek olarak ana personel %70, asistan %30. Toplam komisyon hizmet fiyatinin yuzdesidir (örnek %30); bu tutar iki personel arasında paylasilir. Asistan junior personel ise hem ek gelir hem de egitim süresince ciroya katki yapmis olur. Salon politikasi olarak asistanlik kariyer yolu halinde tasarlanmalidir.