Servis kabul fişi, bir cihazı müşteriden teslim aldığınızı belgeleyen ilk adımdır. Bu fişte müşteri ve cihaz bilgisi, cihazın fiziksel durumu, arıza tanımı ve tarafların imzası bir araya gelir.
Kabul fişini oluşturduğunuzda sistem hem bir kabul numarası (KBL-YYYY-NNNN) hem de otomatik bir iş emri (ISE-YYYY-NNNN) üretir. Ekrana Teknik Servis → Servis Kabul menüsünden ulaşırsınız.
Kabule önce müşteriyi seçerek başlarsınız. Müşteri arama kutusuna ad, unvan veya telefon yazdığınızda kayıtlı müşteriler listelenir; ilgili müşteriyi seçersiniz. Müşteri sistemde kayıtlı değilse, yeni müşteri olarak ekleyerek devam edebilirsiniz.
Doğru müşteri seçimi, sonraki bilgilendirme ve fatura adımlarının sorunsuz ilerlemesini sağlar.
Müşterinin ardından cihazı belirtirsiniz. Cihaz daha önce kaydedilmişse arayıp seçersiniz; kayıtlı değilse marka, model, cihaz tipi ve varsa IMEI bilgisini aynı ekranda girerek yeni cihaz oluşturursunuz. Böylece cihaz kartını önceden hazırlamamış olsanız bile kabul akışını kesintisiz sürdürürsünüz.
Kabul ekranında cihazın ön ve arka görünümünü temsil eden bir kroki bulunur. Cihazdaki mevcut çizik, çatlak veya ezik gibi hasarları bu kroki üzerinde işaretlersiniz. İşaretlediğiniz hasarlar fişe kaydedilir; böylece cihazın servise geldiği andaki durumu belgelenmiş olur.
Müşterinin anlattığı şikâyeti ve cihazda gözlemlediğiniz belirtileri arıza alanına yazarsınız. Sık karşılaşılan belirtiler için hazır seçenekler sunulur; bunların dışında serbest metin de girebilirsiniz.
Arızayı olabildiğince açık yazmanız, iş emrini işleyecek teknisyene doğru yönlendirme sağlar.
Cihazın geliş hâlini görüntüyle de kaydetmek için kabul fişine fotoğraf ekleyebilirsiniz. Özellikle görünür hasarların fotoğrafı, ileride oluşabilecek anlaşmazlıklarda cihazın servise hangi durumda geldiğini net biçimde gösterir. Eklediğiniz fotoğrafları gerektiğinde kaldırabilirsiniz.
Kabul fişini tamamlamak için KVKK aydınlatma onayını alır, ardından hem müşteri hem de teknisyen imzasını ekran üzerinden alırsınız. İmzalar, cihazın belirtilen durumda ve şartlarda teslim alındığının kanıtıdır.
Bu onay ve imzalar tamamlanmadan kabul fişi hukuki olarak eksik kalır; bu yüzden müşteri henüz servisteyken bu adımı atlamayın.
Cihazı seçtiğinizde, sistem o cihazın garanti kapsamında olup olmadığını ve müşterinin geçerli bir bakım sözleşmesi bulunup bulunmadığını rozetlerle gösterir. Garanti veya sözleşme kapsamındaki bir cihazda onarım ücretini buna göre değerlendirir, müşteriyle doğru koşulda anlaşırsınız.
Servis kabul fişi; müşteri ve cihaz seçimi, kroki üzerinde hasar işaretleme, arıza girişi, fotoğraf, KVKK onayı ve çift imza adımlarından oluşur. Fişi kaydettiğinizde kabul numarası ve buna bağlı iş emri otomatik doğar.
Bu andan itibaren cihazınız iş emirleri akışına girer; bir sonraki derste iş emri üzerinde nasıl çalışacağınızı göreceksiniz.