Yeni bir cihaz kartı eklemek için Cihazlar listesindeki yeni cihaz ekleme seçeneğini kullanırsınız. Açılan formda cihazın markası, modeli, cihaz tipi ve varsa IMEI numarası girilir. Bu kart, cihazın servisinizdeki kalıcı kimliği olur.
Önce cihazın markasını seçersiniz; ardından model listesi yalnızca o markaya ait modellerle dolar. Bu kademeli seçim, yanlış marka-model eşleşmesini önler.
Aradığınız model listede yoksa, model alanına yazarak yeni bir model ekleyebilirsiniz; eklediğiniz model sonraki kayıtlarda da listede çıkar.
Cihaz tipi, kartın hangi cihaz grubuna ait olduğunu belirtir (örneğin cep telefonu, dizüstü bilgisayar, televizyon). Seçebileceğiniz tipler, Hizmet Türleri ekranında açtığınız cihaz gruplarıyla sınırlıdır. Doğru tipi seçmek, sonraki raporlarda ve listelerde cihazı doğru sınıflandırır.
Cep telefonu ve tabletlerde IMEI numarasını, cihazın kutusundan veya cihazda *#06# tuşlayarak öğrenebilirsiniz. IMEI'yi doğru girmeniz, aynı cihazın ileride tekrar gelmesi hâlinde geçmişini kesin olarak eşleştirmenizi sağlar.
IMEI opsiyoneldir; televizyon gibi IMEI'si olmayan cihazlarda bu alanı boş bırakabilirsiniz.
Bilgileri girdikten sonra Kaydet butonuna basarak cihaz kartını oluşturursunuz. Kaydettiğiniz cihaz, artık Cihazlar listesinde görünür ve servis kabul fişi açarken bu cihazı arayıp seçebilirsiniz.
Mevcut bir cihaz kartının üzerine tıkladığınızda kart detayına geçersiniz. Burada cihazın bilgilerinin yanı sıra, o cihaz için daha önce açılmış servis kayıtlarını da görürsünüz. Bu geçmiş, cihazın tekrar eden arızalarını ve önceki onarımlarını değerlendirmenize yardımcı olur.
Cihaz kartını önceden hazırlamak zorunda değilsiniz. Servis kabul fişi açarken, müşterinin cihazı sistemde kayıtlı değilse aynı akış içinde yeni cihaz bilgilerini girebilirsiniz. Yine de sık gelen cihazları önceden kart olarak hazırlamak, kabul sürecini hızlandırır.
Aynı modeli farklı yazımlarla eklerseniz (örneğin bir kartta kısaltmayla, diğerinde açık adıyla), aynı cihaz listede iki ayrı model gibi görünür ve raporlarınız bölünür.
Yeni model eklerken, daha önce eklenmiş bir yazım varsa onu seçmeye özen gösterin; böylece model listeniz temiz kalır.
Cihaz kartı; bir cihazı marka, model, tip ve IMEI bilgisiyle sisteme tanıtır ve o cihazın servis geçmişini tek yerde toplar. Kademeli marka-model seçimi ve isteğe bağlı IMEI, kaydın doğru ve tutarlı olmasını sağlar.
Cihaz kartını hazırladıktan sonra, bir sonraki adım bu cihaz için servis kabul fişi açmaktır.