Ayarlar ekranına PratikVision › Ayarlar menüsünden girilir. Bu ekran PratikVision'ın mağazada nasıl çalışacağını belirler: sipariş numarası, atölye kipi, KVKK metinleri, fatura sınırı, KDV önerileri ve klinik uyarılar Firma ayarları bölümünde; ruhsat, kasa, ambar, perakende müşteri ve işleyiş seçenekleri Şube ayarları bölümünde tutulur.

Ekranın üstündeki sekmelerle Ayarlar, Yetkiler, Ayar günlüğü ve Aktarım ekranları arasında geçersiniz. Ayarlar ekranını açmak için Ayarlar yetkisi gerekir; Yetkiler sekmesi yalnız firma yöneticisine, Aktarım sekmesi Veri aktarımı yetkisi olana görünür.

Firma ayarları bütün şubeler için geçerlidir ve şu gruplardan oluşur:

• Sipariş ve atölye: Sipariş numarası ön eki, Durum linki geçerlilik süresi (gün), Atölye kipi ve Sipariş aşamaları önizlemesi.
• KVKK ve sağlık verisi: Sağlık verisi işleme dayanağı, Aydınlatma metni ve sürümü, Sağlık verisi açık rıza metni ve sürümü, Gizlilik perdesi süresi (saniye).
• Fatura ve KDV: Fatura düzenleme sınırı (VUK 232) ve ürün türüne göre Önerilen KDV oranları.
• Klinik uyarı eşikleri: SPH mutlak değer eşiği, İki göz arasında SPH farkı, İki göz arasında PD farkı (mm) ve ADD alt sınırı.
• Veri aktarımı: Aktarımı geri alma durumu; burada yalnız gösterilir, aktarım ekranından değişir.

Şube ayarları her şube için ayrı tutulur ve her şubenin kendi sekmesinde üç gruptur: Ruhsat ve ÜTS (Müessese ruhsat no, Ruhsat tarihi, Mesul müdür, GLN (ÜTS)), Kasa, ambar ve cari (Nakit kasası, Kredi kartı kasası, Satış ambarı, Bekleme ambarı (lab / atölye), Perakende müşteri cari kartı) ve İşleyiş (Varsayılan termin (gün), Sipariş hazır olunca müşteriye bildir, Müşteriye sipariş durum linki gönder, Teslimde kontrol listesi zorunlu, Gün sonu kilidi).

Firma ayarları ile şube ayarları arasındaki İnternet satışı bölümü hangi ürünlerin pazaryerine ve web mağazasına gönderilebileceğini gösterir. Tabloda her Ürün türü için Pazaryeri ve Web mağazası sütunlarında bir durum yazar: Güneş gözlüğü (numarasız) ve Aksesuar iki kanalda da İzinlidir. Numaralı ürün (numaralı güneş gözlüğü, reçeteli cam takılı), Gözlük camı, Kontakt lens ve Hizmet Tam engel taşır ve hiçbir kanala gönderilmez. Gözlük çerçevesi (camsız), Lens solüsyonu, Diğer optik ürün (okuma gözlüğü dahil), Türü belirlenmemiş ürün ve PratikVision kaydı olmayan stok kartları başlangıçta Kapalı – açılabilir durumdadır.

1. Değiştireceğiniz bölümde alanları düzenleyin. Örneğin Atölye kipi alanında Basit kip siparişi 4 aşamada (Alındı, Hazırlanıyor, Hazır, Teslim), Profesyonel kip cam siparişi, cam geldi, montaj ve kontrol aşamalarıyla 7 aşamada izler; alttaki önizleme seçiminize göre hemen değişir.
2. Sağlık verisi işleme dayanağı alanında varsayılan seçenek Kanuni istisna (aydınlatma ile)'dır. Açık rıza ve aydınlatma seçilirse müşteriden ayrıca sağlık verisi açık rızası alınır.
3. Şube sekmesinde Nakit kasası ve Kredi kartı kasasını seçin: hızlı satış, tahsilat, teslim ve gün sonu ekranları bu kasaları kullanır. Perakende müşteri cari kartını adıyla arayıp seçin ya da numarasını girin; hızlı satışta müşteri seçilmezse satış bu karta yazılır.
4. Bölümün altındaki Değişiklik gerekçesi alanına neden değiştirdiğinizi en az 3 karakterle yazın ve Kaydet'e basın.

Firma bölümü ve her şube sekmesi ayrı ayrı kaydedilir; her birinin kendi gerekçe alanı ve Kaydet düğmesi vardır.

Kayıt başarılıysa "Ayarlar kaydedildi." iletisi görünür. Yalnız değeri değişen alanlar Ayar günlüğüne önceki ve yeni değeriyle, değiştiren kişi ve gerekçeyle yazılır. Hiçbir alan değişmediyse "Değişiklik yok; kayıt yapılmadı." iletisi çıkar ve günlüğe satır eklenmez.

Kaydedilen değerler ilgili ekranlarda kullanılır: yeni siparişte önerilen teslim süresi Varsayılan termin (gün) değerinden gelir (başlangıç değeri 7 gün), sipariş numaraları Sipariş numarası ön eki ile başlar (başlangıç değeri OPT). Fatura düzenleme sınırı (VUK 232) boş bırakılırsa alanın altında yazan önerilen sınır kullanılır.

Gerekçe yazılmadan kayıt yapılmaz; "Değişiklik gerekçesi en az 3 karakter olmalı." uyarısı çıkar. GLN (ÜTS) alanına 13 hane ve doğru kontrol basamağı girilmezse kayıt "GLN 13 haneli olmalı ve kontrol basamağı doğru olmalı." iletisiyle reddedilir. Ruhsat tarihi bugünden ileri bir tarih olamaz.

Yanlış kaydedilen bir ayar silinmez: doğru değeri girip yeni bir gerekçeyle yeniden kaydedersiniz, eski değer günlükte kalır. Aydınlatma metni değiştiğinde önceki metin de ayar günlüğünde saklanır. Metni değiştirdiğinizde sürüm kutusunu da güncelleyin; müşteri beyanları metnin o anki sürümüyle kaydedilir.

Ayarlar ekranı telefonda kendi görünümüyle açılır. Firma ayarları ve her şubenin şube ayarları bütün alanlarıyla telefonda da vardır; masaüstündeki şube sekmeleri telefonda açılır bölümlere dönüşür ve çalıştığınız şubenin bölümü açık gelir.

Yetkiniz olmayan form telefonda da salt okunur gösterilir; her kayıtta gerekçe istenir ve değişiklikler aynı günlüğe yazılır. Ayar günlüğü telefonda tablo yerine kartlar hâlinde listelenir; arama kutusu masaüstündekiyle aynı süzgeçtir, daha eski kayıtlar Daha fazla göster ile yüklenir.

Müşteri kaydında aydınlatma beyanı alınabilmesi için firma ayarlarında Aydınlatma metni ve sürümünün tanımlı olması gerekir. Metin tanımlı değilse müşteri ekranlarında "Firma metni tanımlanmamış. Önce PratikVision ayarlarından metni ve sürümünü girin." uyarısı görünür. Kuruluşta önce metinleri ve sürümlerini (örneğin 2026-1) girin, sonra müşteri kaydına başlayın.

Firma ayarlarını yalnız firma yöneticisi ya da merkez şubede oturum açan ayar yetkilisi değiştirebilir; başka şubeden girenler bölümü Salt okunur olarak görür. Şube ayarlarını firma yöneticisi bütün şubeler için, diğer kullanıcılar yalnız kendi şubesi için değiştirebilir; yetkisiz şubede "Bu şubenin ayarlarını değiştirme yetkiniz yok." yazar.

Gizlilik perdesi süresi (saniye), müşteri bilgisi gösteren ekranların ne kadar hareketsiz kaldıktan sonra örtüleceğini belirler (30 – 3600 saniye, başlangıç değeri 120). Süreyi çok uzun tutmak, tezgâhta açık kalan ekranda müşteri bilgisinin başkalarınca görülmesine yol açabilir.

İnternet satışı bölümünü yalnız firma yöneticisi değiştirebilir; diğer kullanıcılar "Bu ayarı yalnız firma yöneticisi değiştirebilir." notunu görür. Kapalı bir ürün türünü açmak için hücredeki Aç düğmesine basın, Sorumluluk onayı penceresinde onay kutusunu işaretleyin, en az 3 karakterlik Gerekçe yazın ve Onayla'ya basın; biri eksikse "Açmak için sorumluluk onayını işaretleyin ve en az 3 karakterlik bir gerekçe yazın." uyarısı çıkar. Açılan türün internetten satışının mevzuata uygunluğu ve doğabilecek idari para cezası sorumluluğu firmaya aittir; açılınca "Açıldı. Kim, ne zaman ve hangi gerekçeyle açtığı ayar günlüğüne yazıldı." iletisi görünür. Açılan türü aynı hücredeki Kapat ile yine gerekçe yazarak kapatırsınız. Tam engel taşıyan türler açılamaz.

PratikVision ayarları iki katmandır: bütün şubeler için geçerli Firma ayarları (sipariş numarası, atölye kipi, KVKK metinleri, fatura sınırı, KDV önerileri, klinik uyarı eşikleri) ve her şubenin kendi Şube ayarları (ruhsat ve ÜTS, kasa ve ambar, perakende müşteri, işleyiş). Her kayıt gerekçe ister; değişen her alan önceki ve yeni değeriyle Ayar günlüğüne yazılır. Ekrandaki İnternet satışı bölümü hangi ürün türlerinin pazaryerine ve web mağazasına gönderilebileceğini gösterir; kapalı türleri yalnız firma yöneticisi sorumluluk onayıyla açar.

Sıradaki derste personelin hangi şubede hangi PratikVision işlemini yapabileceğini belirleyen Yetkiler ekranını işleyeceğiz.