İade ve İptal farklı işlemlerdir. İptal, henüz kesinleşmemiş veya yanlış açılmış bir föyün tamamını geri alır; künye ve cari eski haline döner. İade ise satılmış maldan bir kısmının veya tamamının geri dönmesidir. Satış ekranında üstte İade ve İptal düğmeleri ayrı durur.
Onay metinleri farkı net söyler: iptalde "Föy iptal edilecek; künye ve cari geri alınacak.", iadede ise "Seçili kalemler iade edilecek." — yani iadede tek tek kalem seçebilirsiniz.
Ne iptal ne iade bir satırı fiziksel olarak siler. Sistem değişmez (immutable) defter ilkesiyle çalışır: her düzeltme için yeni bir ters kayıt üretilir, geçmiş olduğu gibi durur. Böylece bir satışın ne zaman ve ne kadar geri alındığı denetlenebilir kalır.
İade, orijinal föyün donmuş oran ve tutarlarını iade oranıyla ölçekleyerek yeni bir iade föyü (tip = iade) olarak yazar. Güncel oranlar kullanılmaz; belge birebir geri alınır.
Bir iade tek işlemde dört şeyi birden yapar: (1) iade föyü ve kalemleri, (2) ters cari bacaklar (alıcı borcu ve üretici alacağı geri döner), (3) FIFO parti geri yükleme, (4) stok giriş hareketi.
Hepsi tek işlem (transaction) içindedir; biri başarısız olursa tümü geri alınır. Bu atomiklik sayesinde "yarım kalmış iade" diye bir durum oluşmaz — ya hepsi yazılır ya hiçbiri.
İade edilen mal, o an eldeki en yeni künyeye değil, malın çıktığı orijinal künyeye geri yüklenir. Sistem satış kaleminin hangi künyeden düştüğünü bildiği için parti bütünlüğünü korur.
Bu, FIFO parti izlemesini bozmadan iade almanın tek doğru yoludur; aynı üreticinin farklı partileri birbirine karışmaz.
Bir satış kaleminden orijinal miktarından fazla iade edilemez. Sistem o kaleme daha önce yapılmış iadeleri değişmez künye defterinden okur ve kümülatif toplamı denetler; sınırı aşan iade denemesi reddedilir.
Örneğin 100 kg domates satıldıysa ve 40 kg iade alındıysa, ikinci iadede en fazla 60 kg iade edebilirsiniz.
İptali onayladığınızda föy iptal işaretlenir, tükettiği künye kalanı geri yüklenir ve alıcı cari bacağı tersine döner. İşlem bitince "Satış iptal edildi." mesajı görünür.
İade tamamlandığında ise "İade tamamlandı." mesajı çıkar ve iade föyü listede ayrı bir satır (tip = iade) olarak yer alır.
İade ekranında tüm föyü değil, yalnız geri dönen kalemleri işaretleyin. Kısmi iade donmuş oranı iade oranıyla ölçekler: 100 kg'lık kalemden 40 kg iade ederseniz komisyon, rüsum ve stopaj da aynı oranda (%40) geri hesaplanır. Böylece belge birebir tutar.
Kesinleşmiş, faturası kesilmiş bir satışı iptal etmeye çalışmayın. Fatura üretilmiş bir föy artık belge zincirinin parçasıdır; doğru yol İade ile ters kayıt üretmektir. İptal yalnız yeni açılmış / yanlış girilmiş föyler içindir. Aşırı iade denemesi de sistemce reddedilir — miktar defteri son sözü söyler.
İptal bir föyün tamamını geri alır (künye + cari eski haline döner); iade ise seçili kalemleri değişmez defter ilkesiyle ters kayıt olarak geri yazar. İkisi de satışı silmez, geçmişi korur.
İade dört ayağı (föy + cari + FIFO + stok) atomik yürütür, orijinal künyeye döner ve orijinal miktardan fazlasına izin vermez. Sıradaki ders: üretici hakedişi ve cari bacaklar.