Kalem satırındaki düzenle seçeneğiyle tutar, adet veya iskonto oranını düzeltebilirsiniz. Tamamen hatalı ya da mükerrer bir kalemi ise silme seçeneğiyle kaldırırsınız; toplam her değişiklikte yeniden hesaplanır. Düzeltmeleri teslim veya faturalaştırmadan önce tamamlamaya özen gösterin.
Hayır. Toplam tutar, girdiğiniz işçilik ve parça kalemlerinin (iskonto uygulanmış) toplamından otomatik hesaplanır; ayrı bir toplam kutusuna elle yazılmaz. Tutarı değiştirmek isterseniz ilgili kalemi düzenler, yeni kalem ekler veya iskonto uygularsınız; toplam anında yeniden hesaplanır.
Parçayı stok kartınıza bağlayarak eklediğinizde, o parça bu iş emrinin maliyetine işlenir ve stok kartınızla ilişkilendirilir; hangi parçanın hangi onarımda kullanıldığı stok tarafında izlenebilir kalır. Buna karşılık, stoğa bağlamadan yalnızca açıklama ve tutar girerek eklediğiniz özel parçalar stok takibine dahil olmaz. Bu yüzden mümkün olduğunda parçayı stoktan seçmeniz, hem maliyet hem stok kaydınızı güncel tutar.
Evet. Cihaz yeni bir arızayla geldiğinde yeni bir servis kabul fişi açarsınız; sistem buna bağlı yeni bir iş emri (ISE) üretir. Cihaz kartı aynı kalır, böylece cihazın tüm iş emirleri tek kart altında geçmişte toplanır ve tekrar eden arızaları kolayca görürsünüz.
Evet. Her durum değişikliği tarih ve kullanıcı bilgisiyle iş emri geçmişine (log) işlenir. İş emri detayında bu geçmişi görüntüleyerek cihazın ne zaman hangi aşamada olduğunu izleyebilirsiniz. Bu kayıt, sonradan doğabilecek 'cihaz ne zaman teslime hazır oldu' gibi soruların da somut dayanağıdır.
İş emri teknisyen atanmadan da ilerleyebilir; ancak işin kimde olduğu belirsiz kalır ve Kanban'daki teknisyen doluluğu eksik görünür. Teknisyeni sonradan atayabilirsiniz: iş emri detayındaki atama alanından ya da Kanban kartını taşırken açılan pencereden seçmeniz yeterli. Doğru atama, iş yükü dengesini ve SLA takibini de kolaylaştırır.
Kanban panosu açık iş emirlerini gösterir; teslim edilip kapanan işler (Teslim Edildi / Fatura Kesildi) panodan düşer, bu normaldir. Bu kayıtlar liste görünümünde durmaya devam eder. Listenin üstündeki arama kutusuna iş emri numarasını veya müşteri adını yazarak teslim edilmiş kaydı bulabilirsiniz.
Evet, bir tatil günü sisteme tanımlı değilse SLA sayacı o günü normal bir iş günü sayar ve kalan süreniz olması gerekenden kısa görünür. SLA yalnızca hafta sonlarını ve tanımlı resmî tatilleri süreden düşer. Bu yüzden yıl başında resmî tatilleri gözden geçirip tanımlamanız, teslim sürelerinizin doğru hesaplanmasını sağlar.
Hayır. SLA rozeti yalnızca bir uyarıdır; iş emrini otomatik kapatmaz, kilitlemez veya durumunu değiştirmez. Kırmızı rozet, azami iş gününün aşıldığını ve gecikme riskini gösterir. İşe kaldığınız yerden devam eder, cihazı hazır olduğunda teslim edersiniz. Rozetin amacı, geciken bu işi listede ve Kanban'da öne almanız için görsel bir hatırlatma yapmaktır.
İkisi aynı iş emirlerini farklı amaçlarla gösterir. Liste görünümü, arama kutusuyla tek bir kayda hızlı ulaşmak ve detayına inmek için uygundur. Kanban görünümü ise işlerin hangi aşamada yığıldığını görsel olarak gösterir ve kartları sürükleyerek hızlı durum ilerletme sağlar. Pratik kullanım: sabah panoya bakıp günü planlayın, gün içinde tek tek işlerde liste ve detay ekranını kullanın.
Evet. Kabul fişini kaydettikten sonra antetli kabul fişi çıktısını yazdırıp müşteriye verebilirsiniz. Bu belge, cihazın hangi arıza ve fiziksel durumda teslim alındığını gösteren resmî bir kayıttır; hem sizin hem müşterinin elinde bir nüsha bulunması ileride işinizi kolaylaştırır.
Fişi kaydetmeden önce kroki üzerindeki işaretlemeleri düzenleyebilir, yanlış koyduğunuz bir işareti kaldırıp doğru yere ekleyebilirsiniz. Cihazın gerçek durumunu en doğru yansıtacak biçimde işaretlemeniz, teslim aşamasında doğabilecek anlaşmazlıkları önler.
Evet, her servis gelişi için ayrı bir kabul fişi açarsınız; ancak cihaz için yeni bir kart açmayın. Cihazı arayıp mevcut kartını seçtiğinizde, yeni kabul fişi aynı cihazın geçmişine eklenir. Böylece tekrar eden arızaları tek kart üzerinden görebilirsiniz.
Hayır. Kabul fişini kaydettiğinizde sistem KBL-YYYY-NNNN biçiminde kabul numarasını otomatik verir; ayrıca buna bağlı iş emri numarasını (ISE-YYYY-NNNN) da kendisi üretir. Numaraları elle girmenize gerek yoktur, her ikisi de birbirine bağlı ilerler.
Kabul fişinde hem müşteri hem de teknisyen imzası ekran üzerinden alınır. Müşteri imzası cihazı belirtilen durumda teslim ettiğini, teknisyen imzası ise cihazı o durumda teslim aldığınızı gösterir. İki imza birlikte, tarafların üzerinde anlaştığı durumu kayıt altına alır; bu yüzden ikisini de tamamlamanız beklenir.
Cihazın geliş hâlini belgelemek için kabul fişine fotoğraf ekleyebilir, yanlış eklediğiniz bir fotoğrafı da kaldırabilirsiniz. Özellikle görünür çizik, çatlak ve eziklerin fotoğrafını çekmeniz, ileride çıkabilecek anlaşmazlıklarda cihazın servise hangi durumda geldiğini net biçimde kanıtlar.
KVKK aydınlatma onayı, müşterinin kişisel verisini işleyebilmeniz için gereklidir ve kabul fişinin ayrılmaz bir parçasıdır. Onay alınmadan fiş hukuki olarak eksik kalır. Müşteri henüz servisteyken bu onayı almanız, hem yasal yükümlülüğünüzü yerine getirir hem de sonraki bilgilendirme adımlarını sorunsuz kılar.
Cihaz kartı, bir cihazı marka-model-tip bilgisiyle sisteme tanıtan kalıcı kimliktir ve genellikle bir kez oluşturulur. Servis kabul fişi ise o cihaz her servise geldiğinde açtığınız, arıza ve tesliminin belgelendiği kayıttır. Bir cihaz kartına zaman içinde birden çok kabul fişi bağlanabilir.
Cihazlar listesini ve bir cihazın kartını telefon arayüzünden görüntüleyebilirsiniz; bu, sahada hızlıca cihaz bilgisine bakmak için yeterlidir. Kartın ayrıntılı düzenlemesini ve yeni cihaz eklemeyi en rahat bilgisayar arayüzünde yaparsınız.
Aynı modeli farklı yazımlarla (kısaltma, büyük-küçük harf farkı) eklerseniz liste bölünür ve raporlarınız dağınık görünür. Bundan sonra kayıt açarken, model listesinde daha önce girilmiş yazımı seçmeye özen gösterin. Zamanla tutarlı yazımı kullandıkça model listeniz sadeleşir.