ETA (Estimated Time of Arrival - tahmini varis) hesabı güncel trafik verisi + ortalama sefer süresi + mevcut konum uzerinden yapılır. Hatali olmasinin sebepleri: (1) GPS cihazinda gecikmeli sinyal, (2) trafik servisinin güncel olmamasi (yagmurlu hava, kaza), (3) sofor planlanan rota disina cikmasi, (4) ek durak/tek seferlik değişiklik. Sapmalar 5 dakikadan fazla ise sistem otomatik yeni ETA gonderir; veliye güncellenmiş bilgi push edilir.
Öğrenci kayıt ekraninda "Guzergaha ekle" kutucugu isaretlenirse sistem otomatik en yakin sefere onerir. Onaylanirsa adres pini guzergaha eklenir, durak sirasi yeniden hesaplanir ve sofor tabletinde yeni durak gözükür. Eğer eklenecek sefer doluysa veya çok uzaksa sistem yeni sefer/araç önerisi verir. Manuel müdahale ile sefer arası aktarım da yapilabilir.
Guzergah tanimlama sırasında Alternatif Rota sekmesinden 2-3 farklı yol kaydedilir. Sabah/oksam saatlerinde trafik durumuna göre sofor uygun olani secer; mobil uygulama trafik verisi ile ETA tahmini her rota için gösterilir. Yagmurlu/karli gün gibi olaganustu durumlar için tatil/kis rotasi tanimlanir; otomatik aktifleme tetiklenir.
Sözleşme kosullari ve 4077 sayili Tuketici Kanunu geregi kullanilmayan ay için iade yapılır. Sistem otomatik olarak: (Toplam dönem ücreti / 10 ay) x (kullanilmamis ay sayısı) hesaplar. Kayıt açma, sigorta ve dosya ucretleri iade edilmez (sozlesmede ayrıca belirtilir). Iade tutarı veliye 15 iş günü içinde banka hesabina iade edilmelidir.
Eğer banka entegrasyonu (PEnt) aktifse evet, sistem her sabah banka hesap hareketlerini ceker ve aciklamadaki TC veya öğrenci no ile esleme yapar. Eslesen tahsilatlar otomatik kapatilir, makbuz uretilir. Eslesemeyen havaleler askida tahsilat listesinde gözükür ve manuel kontrole alinir. Veliye aciklamaya "Cocugun TC + ay" yazmasi tavsiye edilir.
Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi 12 yasini dolduran araç okul servisinde calistirilamaz. Yapilacaklar: (1) Dönem sonunda araci hizmetten cekme, (2) Yeni araç alimi veya kiralama, (3) K1/D4 yetki belgesini yeni araca aktarma, (4) ISG-KATIP ve il/ilce trafik mudurluguna bildirim, (5) Eski araç okul servisi disinda kullanılabilir (sehirici taşıma, şirket araci). Yas asimi ile sefere çıkan araç yakalanirsa yetki belgesi iptali ve para cezasi gelir.
Zorunlu trafik sigortasi olmadan trafige çıkış yasaktir; kaza durumunda şirket aleyhine sinirsiz tazminat sorumlulugu dogar. Yolcu koltuk ferdi kaza sigortasi okul servisinde de zorunludur. Sistem sigorta bitiş tarihine 30 gün + 15 gün + 7 gün + 1 gün kala kademeli uyari verir. Yenileme yapilmazsa sefer otomatik durdurulur; sofor tabletinde "sigorta bitti, sefer iptal" ekranı çıkar. Bu durumda yedek araç devreye alinir.
Sofor istihdami öncesi arşiv kayıtlı adli sicil belgesi e-Devlet uzerinden alinir veya sofordan istenir. Belge tarama ile sisteme yuklenir. Belgede cinsel suc, uyusturucu, kasten yaralama, dolandiricilik gibi kayıt varsa istihdam edilemez. Yonetmelik geregi her 6 ayda bir yenileme tavsiye edilir; bazi belediyeler bunu zorunlu tutar. Aktif gorevdeki sofor yeni suc isler ise sicil otomatik tetiklenmez; veli sikayeti veya rutin kontrol ile tespit edilir.
Hayir, Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi hostes olmadan sefer yapilamaz. Yapilacaklar: (1) Yedek hostes listesinden ulasilir, (2) Yedek bulunamazsa şirket içindeki uygun bir personel (egitim almis) geçici gorevlendirilir, (3) Hicbir çözüm yoksa sefer iptal edilir ve velilere bildirilir. Yonetmelik ihlali ile yakalanan şirket yetki belgesi askiya alinma riski ile karsilasir; çocuk guvenligi ihmali ağır cezalandirilir.