Firma ayarları bütün şubeler için geçerlidir: sipariş numarası ön eki, durum linki süresi, atölye kipi, KVKK metinleri ve sağlık verisi dayanağı, gizlilik perdesi süresi, fatura düzenleme sınırı, önerilen KDV oranları ve klinik uyarı eşikleri. Şube ayarları her şube için ayrı tutulur: ruhsat ve ÜTS bilgileri, nakit ve kredi kartı kasası, satış ve bekleme ambarı, perakende müşteri cari kartı, varsayılan termin ve işleyiş seçenekleri.
Firma ayarlarını yalnız firma yöneticisi ya da merkez şubede oturum açan ayar yetkilisi değiştirebilir; diğer şubelerden girildiğinde bölüm Salt okunur görünür. Şube ayarlarında firma yöneticisi bütün şubeleri, diğer kullanıcılar yalnız kendi şubesini değiştirebilir; yetkisiz şubede "Bu şubenin ayarlarını değiştirme yetkiniz yok." yazar. Ayarlar ekranına girmek için de Ayarlar yetkisi gerekir. İnternet satışı bölümündeki ürün türlerini ise yalnız firma yöneticisi açıp kapatabilir.
Basit kip siparişi 4 aşamada izler: Alındı, Hazırlanıyor, Hazır, Teslim. Profesyonel kip cam siparişi, cam geldi, montaj ve kontrol aşamalarını da ekleyerek 7 aşamada izler. Seçim yaptığınızda alanın altındaki Sipariş aşamaları önizlemesi hemen değişir; kaydetmeden önce aşamaları görebilirsiniz.
İki olası neden vardır. Hiçbir alanın değeri değişmediyse "Değişiklik yok; kayıt yapılmadı." iletisi çıkar; bu bir hata değildir. Gerekçe yazılmadıysa ya da 3 karakterden kısaysa "Değişiklik gerekçesi en az 3 karakter olmalı." uyarısı çıkar; gerekçeyi yazıp yeniden kaydedin.
Hızlı satışta müşteri seçilmezse satış bu cari karta yazılır. Şube ayarlarında Kasa, ambar ve cari grubundaki Perakende müşteri cari kartı alanında kartı adıyla arayıp seçin ya da numarasını girin; kaydettikten sonra kartın adı alanda görünür. Alan şube ayarı olduğu için her şube kendi perakende kartını kullanabilir.
PratikVision › Ayarlar ekranında Yetkiler sekmesini açın (yalnız firma yöneticisi görür). Şube'yi seçin, Değişiklik gerekçesi'ni yazın, personelin satırında anahtarları değiştirip satırın Kaydet düğmesine basın ya da satırda bir şablon seçip Şablonu uygula'ya basın. Kayıttan sonra "Yetkiler kaydedildi." iletisi görünür.
Personel seçilen şubede görevli değildir. Alt şubede yetki verebilmek için personelin önce o şubede görevlendirilmesi gerekir; satırda "Bu personel seçilen şubede görevli değil. Önce şube görevlendirmesi yapılmalı." açıklaması görünür. Merkez şubede her personel görevli sayılır.
Şablon, personelin o şubedeki yetkilerini şablona göre ayarlar: şablonda olan yetkiler açılır, şablonda olmayanlar kapatılır. Uygulamadan önce onay sorulur. Şablondan sonra tek tek anahtarları değiştirip satırı yeniden kaydedebilirsiniz.
Hayır. Firma yöneticisi bütün PratikVision işlemlerine erişir; tablodaki satırı Yönetici rozetiyle yalnız bilgi için görünür. Yetkiler ekranını açmak, hareketsiz müşteriyi silmek ve kapatılmış bir günü yeniden açmak da yalnız firma yöneticisine açıktır.
Her yetki değişikliği gerekçesiyle Ayar günlüğü'ne yazılır. PratikVision › Ayarlar ekranındaki Ayar günlüğü sekmesinde zaman, kapsam, alan, önceki ve yeni değer, değiştiren kişi ve gerekçe görünür; yetki satırlarının alan adı "Yetki: …" ile başlar. Günlük yalnız okunur; kayıtlar silinemez ya da değiştirilemez.
Sistem otomatik bir stok kodu verir; otomatik kodlar OPT- ile başlar. Elle kod yazarsanız kod başka bir üründe kullanılmamış olmalıdır, aksi hâlde "Bu stok kodu başka bir üründe kullanılıyor." iletisiyle kayıt yapılmaz. Düzenlemede stok kodunu boşaltırsanız mevcut kod korunur.
Ürün kartı açmak ve düzenlemek Ayarlar yetkisi ister. Yeni ürün düğmesi ve satırdaki düzenleme bağlantısı yalnız firma yöneticisine ve Ayarlar yetkisi olanlara görünür; ürün listesini ise PratikVision kullanan herkes görebilir.
Siparişlerde kullanılmış ürünün tipi değiştirilemez: "Bu ürün siparişlerde kullanıldığı için tipi değiştirilemez." Tipi yanlış açılmış ve siparişte kullanılmış bir ürün için doğru tiple yeni bir ürün kartı açın.
Ürün formunda GTIN alanının yanındaki kutuya karekodu okutup Okut'a basın; karekoddaki en çok 14 haneli ürün numarası GTIN alanına kendiliğinden dolar. Kontrol hanesi hatalıysa "GTIN kontrol hanesi hatalı." uyarısıyla kayıt yapılmaz; aynı GTIN başka bir üründe kayıtlıysa o ürünün adıyla uyarı verilir.
Hayır. Önerilen oran alanın altında görünür; farklı bir oran girerseniz "Girilen KDV oranı önerilen %20 oranından farklı; oranı kontrol edin." gibi bir uyarı çıkar ama kayıt yapılır. Satışta ürün kartındaki oran geçerlidir; bu yüzden oranı kontrol ederek kaydedin.
Aktarımı PratikVision ekibi yürütür. Aktarım ekranı yalnız sonucu izlemek içindir: partilerin durumunu, mutabakat sonucunu ve açık farkı gösterir, hiçbir veriyi değiştirmez. Ekranı Veri aktarımı yetkisi olan personel görür.
Açık fark mutabakatta açık kalan fark kalemi sayısıdır. Yeşil 0 partinin mutabık olduğunu, tire mutabakatın henüz yapılmadığını gösterir. Kırmızı bir sayı görürseniz partiyi PratikVision ekibiyle inceleyin; parti ayrıntısındaki kayıt sayıları ve neden kodları farkın nereden geldiğini gösterir.
Geri alma durumu bütün firma için geçerlidir ve ekranda Geri alma durumu olarak görünür. Aktarılan veriyle ilk satış, tahsilat, reçete ya da gün sonu işlemi yapıldığında geri alma kendiliğinden kapanır ("Aktarım artık geri alınamaz") ve yeniden açılmaz. Ekranda geri alma düğmesi yoktur.
Hayır. Aktarılan stok açılışı, ürünün bu yılki dönem başı kaydıdır. Aynı ürün için fatura ekranından ayrıca Dönem Başı fişi girilirse açılış iki kez sayılır ve Stok Durum raporu kartı "Açılış iki kez sayılıyor" ya da "İki açılış kaydı farklı" diye uyarır.
Aktarım ekranında ve çıktılarında kişisel veri yer almaz; yalnız sayılar ve toplamlar gösterilir. Aktarılan müşterileri görmek için PratikVision › Müşteriler ekranında Kaynak süzgecini kullanın; mağazada açılan müşteriler eski programdan aktarılanlardan ayrı listelenir.