Site Kartoteksi ekranı; blok, ada/parsel ve bağımsız bölüm kayıtlarını tek yerden yönetmenizi sağlar. Sol menüde Site Yönetimi → Kartoteks ile açılır. Blok ve ada kayıtları bağımsız bölümlerin bağlanacağı iskeleti oluşturur.

Blok için Kod, Blok Adı, Kat Sayısı, bağlı olduğu Ada/Parsel ve Asansör (Var/Yok) bilgisini girersiniz. Ada / Parsel kaydında ise Kod, Ad ve tapudaki Arsa Payı Paydası yer alır.

Arsa payı paydası önemlidir: bağımsız bölümlerde payda boş bırakılırsa seçili adanın paydası otomatik devralınır.

Yeni Bağımsız Bölüm ile daire, dükkan, ofis, depo, otopark veya ortak alan tanımlarsınız. Zorunlu alanlar: Blok, Ada / Parsel, Kapı No, Tip (Mesken, Dükkan, Ofis/İşyeri, Depo, Otopark, Ortak Alan, Diğer) ve Durum (Aktif/Dolu, Boş, İnşaat Halinde, Tahliye).

Her bağımsız bölüm için Arsa Payı (Pay) ve Arsa Payı (Payda), Brüt m², Isıtılan m² ve Oy Hakkı bilgilerini girersiniz. Bu değerler; aidat çarpanlarını, gider dağıtımını (arsa payı anahtarı) ve anketlerdeki ağırlıklı oy hesabını doğrudan etkiler.

Payda alanını boş bırakırsanız seçili adanın paydası devralınır; böylece tüm bağımsız bölümler aynı payda üzerinden karşılaştırılabilir.

Bağımsız bölümü bir Aidat Grubu'na bağlarsınız (örn. "Daireler", "Dükkanlar"). Aidat grubu, tahakkukta hangi çarpanın uygulanacağını belirler. Grup atamazsanız "— Aidat grubu yok —" seçili kalır.

Malik ve kiracı, aidatı Ödeyen Cari olarak bağımsız bölümle ilişkilendirilir. Tahsilat ve borç bu cari üzerinden yürür; böylece kiracı da kendi adına ödeme yapabilir ve sakin portalında borcunu görebilir.

Kartoteks büyüdüğünde blok ve ada filtreleriyle listeyi daraltın. Bir bağımsız bölümü Düzenle ile açıp aidat grubunu toplu düzeltmek, sonraki tahakkuk döneminde yanlış çarpan uygulanmasını önler. Boş/inşaat halindeki bağımsız bölümleri "Durum" alanıyla ayırt ederseniz, bunları aidat dışı tutmayı planlayabilirsiniz.

Aynı blok ve kapı no ile ikinci bir bağımsız bölüm eklemeye çalışırsanız sistem "Bu blok ve kapı no ile zaten bir bağımsız bölüm var" uyarısı verir. Bir bağımsız bölümü kaldırmak istediğinizde kayıt fiziksel silinmez, pasife alınır; geçmiş aidat/tahsilat kayıtlarının bütünlüğü korunur. Pasif kayıtlar yeni tahakkuklara girmez.

Blok ve ada iskeletini kurdunuz; bağımsız bölümleri tip, arsa payı, alan, oy hakkı, aidat grubu ve malik/kiracı (Ödeyen Cari) ile tanımladınız. Bu bilgiler aidat, gider dağıtımı ve anket sonuçlarının temelidir.

Sıradaki ders: aidat gruplarının çarpanı ve dönem bazlı tahakkuk oluşturma.