Sistem birden fazla depo tipini destekler: Ana Depo (yedek parça merkezi), Atölye Depo (anlık kullanım), Sarf Malzeme Deposu (yağ, bez, eldiven), Şube Deposu (varsa). Her depo bağımsız stok tutar; toplam stok ekranda topluca gösterilebilir.

Her depo içinde lokasyonlar Koridor > Raf > Göz hiyerarşisinde tanımlanır. Örn: A koridoru / 3. raf / 12. göz = A-3-12 kodu. Yeni parça eklenirken lokasyon seçilir, etiket yazıcı ile barkodlu raf etiketi basılır.

Ana depodan atölye deposuna parça aktarımı Depo Transfer Fişi ile yapılır. Çıkış deposunda stok düşer, giriş deposunda artar. Transfer onayı için iki imza (gönderici/alıcı) tabletten alınır, böylece kayıp/fire takibi şeffaflaşır.

Aylık veya 3 aylık fiziki sayım yapılabilir. Sayım modunda PDA/telefonla barkod okutulur, sistem otomatik sayım listesi üretir. Fiziki ile sistem arasında fark varsa Sayım Farkı Düzeltme Fişi oluşur, gerekçe (fire / kayıp / kayıt hatası) seçilerek kapatılır.

Servis deposu fonksiyona göre uc ayri bolume ayrilir; her bolumun yönetimi farklidir.

1. Yedek parça deposu → satilan/takılan parçalar, FIFO ile takip
2. Sarf malzeme deposu → yag, antifriz, fren hidroligi, bez, eldiven, deterjan
3. Alet/El takimi deposu → demirbas niteliginde, sayim ayri

Sistemde her bolum için ayri stok karti listesi tutulur; raporlar bolum bazında alinabilir. Sarf malzeme tuketimi dogrudan iscilige gider yansir; alet/el takimi demirbas amortismani uzerinden gider yazilir.

Pratik: Sarf malzemenin haftalık tuketimini iscilik adamla bolerek araç basi sarf tuketimi raporu cikartilir; verim takibi yapılır.

Otomotiv sarf malzemelerinin coğunlugunun raf omru vardir; FIFO (First In First Out) disiplini sermaye kaybini onler.

• Motor yagi → uretim tarihinden 4 - 5 yıl (uzun bekleyen yag oksitlenir)
• Antifriz → 5 yıl
• Fren hidroligi → 2 yıl (acildiktan sonra 1 yıl)
• Lastik (raf omru) → uretim DOT kodu uzerinden 6 yıl
• Akma yagi/diferansiyel yagi → 5 yıl

Sistemde her parti giris kaydina SKT (son kullanma tarihi) alani girilir; sıralama otomatik FIFO yapılır, yeni stok eskinin onune gecemez. SKT'ye 90 gün kala uyari ile kampanya/indirimli satış tetiklenir.

Depo sayimi muhasebe acisindan zorunlu; sayim disiplini olmadan stok rakami hayali kalir, kar marji yanilticidir.

• Yillik tam sayim → Aralik sonu, tüm stok kalemleri
• Donemsel ornekleme → ayda 1 A grubu (en cirosu yuksek) kalemler
• Anlık sayim → surpriz sayim, kayıt hatasi tespit
• Fire orani → sarf malzemede yuzde 2 - 5 kabul görür (dokulme, sicrama)
• Zayiat → hırsızlık veya kaybolma; tutanak ile gider yazilir

Sayim farkı yuzde 2'yi gecerse sebep arastirmasi yapılır: kayıt hatasi, hırsızlık, fire hesaplama yanlisi vb. Tekrarli farklar denetim isaretidir. Sistemde sayim fark raporu kategori bazında cikartilir, anormal kalemler ayri listelenir.

Muhasebe: Noksan kalemler 156 Diger Stok Hesaplari, fazla kalemler 197 Diger KDV Hesaplarina alinir.

Depo yönetimi fonksiyon bazlı ayrim, FIFO raf omru disiplini, dönemsel sayim ve fire takibi uc temel üzerine kuruludur.

Yedek parça, sarf malzeme ve alet bolumleri ayri yonetilir; sarf malzeme tuketimi verim raporu cikartir, alet/el takimi demirbas hesabina alinir. FIFO disiplini SKT olan urunlerde sermaye kaybini onler; sayim disiplini kar marjini gerçek tutar.

Kritik: Depo daginiksa iş verimi dusler, aynı parça iki kez siparis edilir; raf konum kodu + barkod sistemi yatirimi kendini 6 - 12 ayda karsilar.