E-belge sistemi imza ile geçerli olur. Iki imza modeli vardir:

• Özel Entegratör Imzasi (cogunluk) — Entegratör (Bien/Uyumsoft/CRSSoft) kendi muhuru ile belgeyi imzalar. Pratik Esnaf kullanan firmalarda yaygin durum.
• Kullanıcı/Firma Imzasi (Mali Mühür/E-Imza) — Büyük kurumlar veya GIB Portali kullananlar kendi mali mühür veya e-imzasi ile imzalar.

Pratik Esnaf KULLANICILARI için durum: Pratik Esnaf özel entegratör uzerinden calistigi için siz şirket olarak mali mühür edinmek ZORUNDA degilsiniz; entegratör imzalama işlemini yapar.

Pratik Esnaf içindeki kullanicilarin e-belge yetkileri:

• E-Belge Kesim — E-fatura/e-arşiv kesebilir
• E-Belge Onay — Gelen e-faturaları onaylayabilir
• E-Belge İptal — Kesilmiş belgeyi iptal edebilir
• E-Belge Iade — Iade faturası kesebilir
• E-Belge Ayarlari — Entegratör ayarlarini degistirebilir (sadece yönetici)

Ayarlar → Kullanıcılar → Kullanıcı Seç → E-Belge Yetkileri sekmesinden ayarlanir.

Büyük firmalar için cift onay mekanizmasi tanitilabilir:

• Kullanıcı fatura keser → durum: Onay Bekliyor
• Yönetici incelir, Onayla butonu
• Sonra GIB sistemine gonderim

Boylece hatali fatura veya yetkisiz kesim onlenmis olur. KOBI'ler için tek onayli sistem yeterli.

Ayarlar → E-Belge Onay Akisi menusunden konfigure edilir.

Pratik Esnaf kullanicilarinin cogunlugu için gerekli DEGILDIR; ancak GIB Portali uzerinden dogrudan çalışan büyük kurumlar için mali mühür su sekildedir:

• TUBITAK Kamusm uzerinden basvuru
• USB token formatinda gelir
• 3 yıllık gecerlilik süresi
• Bilgisayara takili, süreç yazilimi yuklu olması gerekir

Pratik Esnaf içinde mali mühür ile imzalama destekleniyor ancak özel entegratör kullaniyorsaniz bu adimi atlayabilirsiniz; entegratör imzayi otomatik yapar.

Kim hangi belgeyi kesti, onayladi, iptal etti — tüm işlemler loglanır:

• Kullanıcı / işlem tipi / tarih-saat / belge no / IP adresi

Ayarlar → E-Belge İşlem Loglari menusunden incelenebilir.

Audit logu:

• 10 yıl saklanır
• Excel/PDF export edilebilir
• Vergi denetimi sırasında sunulabilir